Bienvenue à notre formation sur l'accueil et secrétariat pour les TPE.

En 14 heures réparties sur 2 jours, cette formation vise à optimiser la gestion documentaire à travers l'organisation efficace des documents, tant sur papier qu'à l'ordinateur.

Elle aborde les enjeux juridiques et pratiques du classement, propose des méthodes simples et évolutives, et inclut des stratégies de réorganisation.

Les participants apprendront également à structurer et archiver les dossiers, tout en mettant en place des systèmes clairs pour le partage et la sauvegarde des informations. 

Cibles : professionnels du secrétariat, assistants administratifs, gestionnaires de documents.

Prérequis : connaissances de base en bureautique et gestion documentaire.

Que vous soyez en création ou en croissance, cette formation vous aidera à structurer vos compétences en accueil et secrétariat, améliorant ainsi l'expérience client et l'efficacité administrative pour atteindre vos objectifs.

Nos formations peuvent se tenir sous les formes suivantes : Inter-entreprises (participants venant de plusieurs entreprises pour une même session de formation). Ces formations ont lieu dans une salle louée par l'Organisme de Formation. Intra-entreprises (les participants sont, en règle générale, d'une seule et même entreprise). Ces formations ont lieu dans une salle mise à disposition par le client. Les formations peuvent se tenir, en présentiel.

Supports de cours en format accessible :

Fournir les documents de formation en formats accessibles, comme les PDF balisés pour les lecteurs d'écran, les versions en braille, ou les versions en grands caractères. Proposer des transcriptions textuelles des contenus vidéo ou audio. Réserver des places spécifiques pour les personnes en fauteuil roulant avec un espace suffisant pour se déplacer. Prévoir des places de parking réservées à proximité de l'entrée.

Objectifs pédagogiques

1.     Gérer le flux des papiers et établir des circuits de circulation des papiers

2.     Acquérir une méthode d'organisation des documents administratifs (papier et ordinateur)

3.     Mettre en place un classement adapté aux exigences du contexte professionnel

4.     Classer et l'archivage de vos papiers et documents administratifs : les méthodes à apprendre.

Contenu de la formation

• Gérer le flux des papiers et établir des circuits de circulation des papiers

 • Acquérir une méthode d'organisation des documents administratifs (papier et ordinateur)

• Mettre en place un classement adapté aux exigences du contexte professionnel Pourquoi classer ?

• Obligations légales • Nécessité vitale d'une organisation

 Qu'est-ce qu'un classement efficace ?

• Comprendre ses enjeux dans le traitement des informations

• Valider les objectifs et caractéristiques d'un classement performant

• Faire son autodiagnostic : pointer ses axes d'amélioration

Réorganiser son classement en un minimum de temps

• définir les étapes de la réorganisation

• Évaluer les temps de réalisation

• Se fixer un plan d'action planifié avec des échéances

Choisir une méthode de classement simple et évolutive

• Repérer les avantages/inconvénients des différentes méthodes

 • Adopter une méthode optimale qui les réunit toutes

 Savoir l'argumenter auprès des utilisateurs

Créer un plan de classement

• Le concevoir "simple" et le faire valider

• Le tenir à jour et le rendre accessible à tous

Savoir structurer et titrer ses dossiers

 • Comprendre l'articulation d'une affaire et la vie d'un dossier

• Choisir les titres pertinents

• Structurer un dossier et le faire vivre

Connaître l'essentiel sur l'archivage

 • Distinguer la durée de conservation légale et pratique

• Préparer un versement aux archives

• Gérer le plan d'archivage des dossiers

Organiser le classement sur ordinateur

• Choisir une arborescence claire pour tous

 • Être rigoureux dans le choix des noms de fichiers

 • Organisateur de la sauvegarde et de l'archivage Cibles et pré requis

Dispositif de suivi de l'exécution de l'évaluation des résultats de la formation

Recueil des attentes des participants par le formateur au début de la formation à l'orale. Évaluation des acquis et des connaissances en début et en fin de formation au travers de quiz de connaissances orales, questionnaire, exercice de reformulation, mise en situation…). Test de satisfaction à chaud.

prix a définir